Implementatiestappenplan voor interne social media

NB: Dit stappenplan was het resultaat van mijn scriptieonderzoek in 2011

Anno 2011 kunnen ook organisaties niet meer om het fenomeen heen: We moeten iets met social media. Volgens cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek is maar liefst 91 procent van de jongeren uit Nederland actief op sociale netwerken, zoals Hyves, Facebook en Twitter. Bij 25-55-jarigen is dit 54 procent. Organisaties beseffen steeds meer dat ze deze “nieuwe” media serieus moeten nemen. Uiteraard werd eerst uitgebreid de externe kant van social media verkend. Immers, de klant kan via social media directe gevolgen hebben op het imago. Niet beseffende hoe groot de positieve waarde van social media is bij Interne communicatie. In mijn afstudeeronderzoek heb ik onderzocht hoe groot die waarde precies was voor de interne doelen kennisdelen door en betrekken van medewerkers. Het gevolg: een implementatiestappenplan voor interne social media.

Past social media bij jouw organisatie?
Voor iedere organisatie zullen er verschillen zijn in de wijze van implementatie. Het is namelijk belangrijk dat je de implementatie zo persoonlijk mogelijk maakt. Zo zie je gelijk waar men tegen aan loopt en waar de weerstanden liggen. Daarom is de eerste stap: Past social media bij de organisatie?

In mijn onderzoek heb ik deze vraag beantwoord aan de hand van organisatieonderdelen. Stel bij elk onderdeel jezelf de vraag: Past het bij social media? (Bij alle social media, of slechts bij een bepaalde soort) 

• Past social media bij… de organisatiedoelen?
• …de organisatiestrategie?
• …de organisatiestructuur?
• …de organisatiecultuur?
• …de technologie?
• …de mensen?
• …de leiderschapsstijl?

Heeft u bovenstaande vragen allemaal met ‘ja’ kunnen beantwoorden? Gefeliciteerd. Uw organisatie is perfect voor het implementeren van social media. Echter, er is een grote kans dat dit niet het geval is. Veel organisaties zijn opgericht in een tijd dat kennis nog macht was; een principe dat haaks staat op social media. Er zal dus hoogstwaarschijnlijk het één en ander aangepast moeten worden binnen die organisatie.

Start van de implementatie: Het B-social-model

Dit model zal verlopen als een spiraal. In de spiraal staan drie pijlers. Die staan voor drie doelgroepen: Organisatie (A), Medewerkers (B) en Leidinggevenden (C). Directie valt onder organisatie indien zij een keuze op gebied van beleid moeten maken. Indien het gaat om de personen valt directie onder leidinggeven­den. In de tijd gaat de organisatie langs de 8 fases hieronder beschreven en houdt daarbij rekening met de drie pijlers. Zo ga je in het proces constant langs de interne klant: de medewerker. Het model gaat dus letterlijk sociale contacten NIET uit de weg. Het meest verstandig is om de fases aan te pakken in een samenwerkingsverband met directie, communicatie, informatievoor­ziening en P&O. 

Het is belangrijk om in een redelijk vroeg stadium een socialmediamoderator of community manager aan te stel­len. Hij analyseert het social medialandschap in Nederland en houdt bij waar de juiste doelgroepen zich bevinden. Wat is er nieuw op deze dynamische markt? Daarnaast maakt hij of zij de inzet van social media accountable/meetbaar door het op juiste wijze te monitoren. Hoe vaak wordt uw organisatie genoemd extern en hoe gebruikt men het intern? Ook zal deze persoon onzichtbaar “voer” moeten leveren om gesprekken en activiteiten te laten ontstaan. Dit zal ongeveer 0,6 fte vragen. Men kan ervoor kiezen om iemand van informatievoorziening of communicatie dit er bij te laten doen.

Fases:

1. Bijwerken:

Zorg dat je bij belangrijke social media van dit moment aanwezig bent. Dit kan in deze fase nog op passieve, maar wel doeltreffende wijze. De uitstraling van de diverse profielen moet eenduidig zijn, de informatie die je kunt vinden moet juist zijn en de

profielen waar niets mee gedaan wordt, moet men verwijderen. Te denken valt aan: facebook, hyves, LinkedIn en twitter.

2. Bedenken:

Op directieniveau moet nagedacht worden over een visie op so­cial media. Wat wil de organisatie met social media? Waar wil men gevonden wor­den en op welke wijze? Oftewel wat wordt de online identiteit van de organisatie?? Deze visie is leidend voor de volgende stappen en acties.

Shaun Connolly geeft aan dat een virtuele identiteit uit de volgende elementen bestaat:

• Identiteit: wie ben je offline?
• Reputatie: wat vinden anderen van je? Vertrouwt men je?
• Aanwezigheid: wanneer ben je waar?
• Relaties: met wie ben je verbonden? Wie vertrouw jij?
• Groepen: hoe zijn relaties met elkaar verbonden?
• Content: welke content maak je, haal je en deel je?
• Conversaties: wat bespreek je met anderen?

3. Begrijpen: Luisteren naar de mensen die social media intern en extern wil­len gebruiken. Waarvoor wil men het gebruiken en waar loopt men tegenaan? Wat zijn belangrijke dingen die men met social media wilt? Welke functies? In een latere fase zal ook extern gekeken worden om de doelgroep te begrijpen.

4. Bestendig maken: In deze fase is het van belang de randvoorwaarden waar men tegen aan loopt te verbeteren. Zo maak je als organisatie jezelf bestendig voor de toekomst. Hierbij kan gedacht worden aan modernisering van het ICT-landschap. Zowel op hard- als softwaregebied.

5. Bemoedigen: Managers zullen de toevoeging van social media een span­nende ontwikkeling vinden. Door middel van korte trainingen is het van belang om mogelijke angsten weg te nemen en hen te informeren over de grote profes­sionele voordelen van het gebruik van social media.

6. Bewustmaken: In deze fase maak je de medewerkers bewust van de pro­fessionele voordelen van social media. Tegelijkertijd geef je aan wat je van hen (niet dwingend) verwacht en wat eventueel mogelijke gevaren zijn. De lengte van deze periode kan per medewerker verschillen. Tijdens deze sessie zul­len ook de medewerkers opstaan die zelf visie en affiniteit hebben met social media. Hen kan je gebruiken in de bekendmakingsfase. Zij zullen grotendeels overeenkomen met de zogenaamde “insiders” van Kozinets.

7. Bekendmaken: Tijdens deze fase wordt de soort social media onthult die men wil gebruiken voor interne communicatie. Belangrijke mogelijkheden zijn kennisdelen en verbinden. Daarnaast heeft men voor het ontwikkelen van so­cial media geluisterd naar wat de medewerkers graag willen gebruiken. De me­dewerkers die gesignaleerd zijn in de bewustmakingsfase kan men gebruiken. Wanneer insiders actief worden zal het platform voor anderen al eerder interes­sant worden. De socialmediamoderator zorgt voor voer om hen hierin te stimu­leren. In een later stadium kan je deze mensen eventueel ook gebruiken voor het ambassadeurschap voor arbeidsmarktcommunicatie.

8. Bezig gaan: Voor de jongste generaties zal het gebruik van social media al met meer gemak gaan dan medewerkers die iets ouder zijn. Er zullen dus trainingen gegeven moe­ten worden om uit te leggen wat je met de gekozen social media kan en hoe dit moet. Twee dagdelen zijn hiervoor voldoende. Tussendoor krijgt de medewerker wel oefenop­gaven mee naar huis om te oefenen.

De eerste fase van de implementatie van social media is afgerond. Waarschijnlijk zijn er dingen waar je tegenaan loopt. Per organisatie zal dit verschillen. Belangrijk blijft realisme: het cliche dat Rome niet in een dag gebouwd is, is ook hier van toepassing. Daarnaast moet je blijven denken aan: de bereidheid tot delen: Kennis is gratis en geen macht. Flexibele instelling van leidinggevenden: niet controleren. Ook is er een rol weg­gelegd voor onder andere de socialmediamoderator om de onderwerpen en activiteiten interessant en actueel te houden.

Meer weten over dit onderwerp, whitepaper van mijn onderzoek of van gedachten wisselen? Neem gerust contact met me op!