‘Interne’​ communicatieprofessional: waar ben je van?

Een bijzondere eigenschap van het jaar 2020, is dat het ons stil heeft gezet en tegelijkertijd zo ontzettend druk maakt. Toch creëren die twee ingrediënten een perfect momentum om na te denken over hoe je je werk doet als communicatieprofessional en hoe je jouw afdeling inricht. Want was is eigenlijk de taak van een communicatieafdeling? En wat willen we eigenlijk dat die taak is?

Deze blog focust zich op de intern gerichte communicatieadviseur. Binnenkort volgt de variant voor de externe communicatie.

Al jaren worstelt het communicatievak met accountability. Het is een jonge discipline die zichzelf regelmatig moet bewijzen. Gaat het slecht met de economie? Dan staat de communicatiebaan vaak als eerste op de tocht. ‘We dachten dat een filmpje wel het meest effectief zou zijn. Kun jij dat regelen?’ Het lijkt alsof iedereen met gezond verstand kijk heeft op het communicatievak.

Rol: Coach en facilitator

Gelukkig is communicatie niet voorbehouden aan de communicatieafdeling. Sterker nog. Ik moedig elke organisatie aan om op ieder vlak communicatiever te worden. Wanneer projectleiders, politieagenten of klantenservicemedewerkers zelf beter communiceren, profiteert de hele organisatie. Succes is niet afhankelijk van de centraal gemaakte middelen, maar van de communicatiecompetenties van al die andere collega’s. Als communicatieprofessional ga je dus als coach en facilitator aan de slag om de communicatiecompetenties te verbeteren.

Tip: Grenzen benoemen

Maak de grens tussen wat je als adviseur en wat je als coach doet heel helder. Dat helpt je opdrachtgever, maar vooral ook jezelf. Een grens kan zijn: Procescommunicatie en instructie is voor de organisatie zelf. Inventariseer vijf bedrijfsvoeringsprocessen die het meest te winnen hebben bij effectieve communicatie. Denk aan: beoordelingscyclus, webcare, businessplan-/begrotingsperiode of het aanvragen van spullen die je nodig hebt om je werk goed te doen. Die processen neem je onder de loep en optimaliseer op gebied van communicatie.

Rol: strategisch adviseur

Strategisch adviseur ben je bij twee type processen in de organisatie: veranderingen en communicatie die zorgt voor het richten van de organisatie.

1. Verandercommunicatie: Is er een verandering gaande waarbij leidinggevenden of medewerkers anders moeten werken? Dan moet je direct aan tafel zitten. Vanaf het begin kun je op die manier het perspectief van de medewerker inbrengen en de dialoog en interactie faciliteren.
2. Strategiecommunicatie: Missie, visie en strategieën komen steevast het beroerdst uit de beoordeling van medewerkers. Medewerkers willen een bijdrage leveren aan het grote geheel, maar vaak zijn de begrippen zo abstract, dat niemand echt begrijpt wat er onder valt.

Tip: Concretiseren en focus

Communicatie kan zich onderscheiden door te concretiseren, door voorbeelden en verhalen te vangen in de organisatie en die weer in de organisatie te brengen via de brede communicatiekanalen. Door de dialoog te organiseren of door het ophalen van een corporate story. Een andere manier voor organisaties die meer klantgericht willen zijn is internal branding, waarbij je het externe merk ook doorvertaald naar binnen. Samen met HR, Branding/marketingcommunicatie sta je dan aan de lat om collega’s op die manier te binden aan de organisatie. En wat dacht je van het doorvertalen van de missie, visie en strategie naar de contentstrategie van de afdeling. Het zorgt voor focus én zichtbaarheid van de sturingscommunicatie.

Hoe krijg je die rol?

Op drie gebieden kun je als afdeling aan je positie werken:

1. Ervaring: Vanzelfsprekend helpt ervaring. Zowel een eerdere positieve ervaring van de opdrachtgever met de afdeling, maar ook ervaring van de communicatieadviseur met de organisatie. Je hebt kennis van de organisatie en begrijpt waar de opdrachtgever wakker van ligt. De opdrachtgever raadt je aan bij collega’s, omdat het prettig en effectief samenwerken is.
2.  Kennis over methodieken en onderzoeken laat zien dat je niet ‘zomaar’ wat doet. Het stelt je in staat om niet alleen vanuit de onderbuik te redeneren en geven je advies ‘body’. Dit kunnen bijvoorbeeld interne onderzoeken zijn, trendrapportages of benchmarks.
3. Wat het communicatievak echt verder laat ontwikkelen is het omarmen van data. Er zijn zoveel mogelijkheden om data te verzamelen met alle digitale samenwerkingstools, maar ook de digitale verzending van nieuwsbrieven of het uitkijkpercentage van filmpjes. Belangrijke info die lang niet altijd ontsloten is naar de communicatieafdeling. En wat dacht je van de schat aan data waar HR al jaren op zit? Regelmatig relevant voor communicatie. De vraag aan jou als communicatieprofessional is: Aan welke databron zou jij iets kunnen hebben voor een beter advies?

Tip: Van ROI naar ROR

Marketingcommunicatiecollega’s lagen altijd wat voor op corporate communicatieadviseurs op gebied van accountability. Return on investment (ROI) was een term die op deze afdelingen veel vanzelfsprekender terugkwam. Maar ook regelmatig een hersenbreker, want waarop baseer je de ROI? Met de komst van o.a. social media wordt de community rondom je merk steeds belangrijker. Je wilt relaties bouwen, interactie, ook met medewerkers. Een meer relevante maatstaf voor communicatie is Return on Relationship: Wat levert de communicatie op aan fans, mate van loyaliteit en ambassadeursschap?

Welke tip heb jij om positie te krijgen als afdeling? Welke data gebruik jij al regelmatig?